home Uncategorized Få styr på virksomhedens udlægshåndtering

Få styr på virksomhedens udlægshåndtering

Virksomhedsejere kender det formentlig rigtig godt. Visse medarbejdere har også et rigtig godt kendskab til det. Der er dog nogen der stadig lever i uvisheden om de problematikker der er forbundet med udlægshåndtering. For at uddybe udlægshåndtering så er der tale om en situation, hvor en virksomhed har en udgift, eventuelt forbundet med et internt arrangement, gaver eller lignende, som skal købes på firmaets regning, men som der så er nogen der lægger ud for. Det kan også være en situation hvor en virksomhed har et firmakort, som chefen eller en medarbejder kan være i besiddelse af, som dog stadig skal registreres et sted. Normalt skal man gemme bonner og så bruge en masse tid på de her udlæg. Der findes dog en smartere udlægshåndtering, som kan gavne rigtig mange virksomheden, specielt dem, hvor firmakortet oftere er aktivt eller hvor kunderne bruge penge i firmaets tjeneste. Det kan for eksempel være i virksomheder, som har meget kundekontakt og som gør meget ud af deres customer-relations, altså deres kunde relationer, som eventuelt har en masse kundeansvarlige der bruger meget tid på at tjekke op på kunderne. De penge der er forbundet med eventuelt at tage ud og spise eller lignende, skal naturligvis ikke trækkes fra den kundeansvarliges løn, men derimod kræver det noget udlægshåndtering fra virksomheden. Har man derfor ikke en smart løsning, kræver det at medarbejderen får kvitteringer for alt og husker at gemme dem til de skal bruges. Det er naturligvis ikke en umulig opgave, men skulle man miste en kvittering, hvilket formentlig ikke er første gang i historien, så står man pludselig med et problem. En af de virksomheden som har gjort udlægshåndtering nemmere, er Acubiz. De har et elektronisk system, som gør udlægningshåndtering til en smal sag for medarbejderne. De kan sågar selv gøre det meste af arbejdet, lige så snart de foretager købene. Det som Acubiz har gjort for at gøre udlægshåndtering elektronisk, det er, at de har gjort det muligt for medarbejderne, at tage billeder af deres kvitteringer, og derved registrere købene direkte ind i systemet med det samme. På den måde er udlægningshåndtering gjort til en ting, som alle i virksomheden kan være en del af, og som de nemt kan gøre. Den afdeling som før stod med udlægshåndtering, som naturligvis fremadrettet stadig skal gøre det de plejer, nu er indsamlingsdelen af deres arbejde bare gjort meget nemmere, de står nu med alle kvitteringer og bilag til tiden.

Den smarte udlægshåndtering

I forlængelse af at udlægshåndtering styres elektronisk, har de hos Acubiz lavet en app, således at medarbejderne nemt kan tilgå systemet fra deres smartphones, og derved nemt registrere deres bonner via billeder og en kort udfyldelse af informationer. Efter de er registreret i systemet, bliver de sendt videre til en oversigt, hvorefter de kan sendes videre til de ansvarlige som skal godkende købene. På den måde får man en meget simpel oversigt, hvor både medarbejdere og ejere nemt kan holde styr på udlæg fra egne kort og køb fra firmakort. Står man derfor som virksomhed og har en masse firmakøb eller udlæg, så er det virkelig oplagt at kigge nærmere på den udlægshåndtering som Acubiz tilbyder, da de kan spare en for en masse bøvl. Lige meget om man arbejder med udlægshåndtering i små eller store mængder, giver det god mening at få et ordentlig overblik, så man nemmere kan drive sin forretning. Hvis man synes det lyder spænende med deres løsning på udlægshåndtering, så kan man læse meget mere om det på deres hjemmeside, man kan også læse mere om deres mange andre løsninger, da de har en masse spændende produkter der kan hjælpe virksomheder.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *